دليل مسؤول الموارد البشرية

افتح الموظفون → الدليل واضغط على موظف جديد.

في تبويب شخصي، أدخل الاسم الأول (إنجليزي) والبريد الإلكتروني. الاسم الأول (عربي) ورقم الجوال والرقم القومي / الإقامة اختيارية.

في تبويب التوظيف، اختر القسم، وأدخل المسمى الوظيفي، واختر المدير (اختياري)، وحدد تاريخ التعيين.

في تبويب التعويضات، أدخل الراتب الأساسي وأي بدل سكن وبدل مواصلات، مع رقم الآيبان إن كان معروفاً.

اضغط على موظف جديد.

افتح الموظفون → الدليل واضغط على استيراد، أو افتح الاستيراد → استيراد جديد.

اختر الوحدة (الموظفون) واضغط على التالي.

افتح «ما يتوقعه القالب» لترى كل الأعمدة، ثم حمّل ملفك.

انتظر انتهاء التحقق. تُعرض الصفوف التي بها مشكلات مع سبب كل منها.

راجع النتيجة، ثم استورد الصفوف الصالحة. 2

افتح الموظفون → الأقسام. للشركات الجديدة أقسام جاهزة تناسب قطاعها؛ راجعها أولاً.

اضغط على إضافة قسم لإنشاء قسم من المستوى الأعلى.

اضغط على زر إضافة قسم فرعي في القسم الذي تريد إنشاء قسم تحته.

افتح الموظف من الدليل واضغط على إنهاء الخدمة. 2

اختر نوع إنهاء الخدمة، وأدخل آخر يوم عمل وسبب إنهاء الخدمة (مطلوب). فعّل «أنهِ الوصول الآن» فقط في حالة الفصل الذي يجب أن يسري فوراً. اترك «ابدأ إجراءات إخلاء الطرف الآن» مفعّلاً لفتح قائمة مهام الخروج على الفور، أو ابدأها لاحقاً (راجع "إخلاء طرف موظف مغادر").

يواصل الموظف العمل وتسجيل الدخول حتى نهاية آخر يوم عمل. بعد ذلك تصبح حالته منتهي الخدمة وينتهي وصوله. ينتقل مرؤوسوه المباشرون إلى مدير المغادر، وتنتقل الموافقات التي بانتظاره إلى المدير التالي أو الموارد البشرية، وتصلك خلاصة بتسليم المهام.

تُلغى الإجازات المحجوزة بعد آخر يوم عمل، وتُقصَّر الإجازات التي تمتد عبره. تُدرج القروض والسلف المفتوحة في مسير الرواتب الأخير، وتُعرض أيام الإجازة السنوية غير المستخدمة في مهمة التسوية.

افتح الإجازات → أنواع الإجازات. راجع أيام / سنة والموافقة لكل نوع.

اضغط على إضافة نوع إجازة لإضافة نوع جديد: الاسم (إنجليزي) والاسم (عربي)، والأيام في السنة، ولون التقويم.

حدد السياسة في النموذج نفسه: طريقة استحقاق الأيام (دفعة واحدة كل عام، أو شهرياً)، وهل تُرحَّل الأيام غير المستخدمة إلى العام التالي (مع حد أقصى وانتهاء صلاحية بالأشهر)، وأيام إضافية مع طول مدة الخدمة، وهل يُسمح بنصف يوم، وهل تتطلب مستنداً، وعدد الأيام المسموح بتقديم الطلب بعد بدء الإجازة. فعّل «لا يتطلب رصيداً» لإجازة بدون راتب.

افتح الإجازات → العطلات الرسمية واضغط على إضافة عطلة لأي عطلة ناقصة. حدد العطلات السنوية كعطلات متكررة بتفعيل «تتكرر كل عام». في كل ديسمبر استخدم «إضافة العطلات الرسمية لعام …» للعام التالي؛ أما العيدان وبقية المواعيد المرتبطة بالأهلّة فتُضاف يدوياً بعد الإعلان عنها.

افتح الموافقات. صفِّ القائمة على طلب إجازة.

اضغط على عرض التفاصيل لقراءة التواريخ والنوع والملاحظات.

اضغط على موافقة، أو رفض واكتب السبب.

افتح الإجازات → الطلبات واضغط على طلب نيابة، ثم أكمل الطلب للموظف. 1

الحضور → مواقع العمل → إضافة موقع: الاسم، وخط العرض، وخط الطول، والنطاق بالأمتار (من 10 إلى 100,000). يملأ «استخدام موقعي الحالي» الإحداثيات.

اختر السياسة للشركة في الصفحة نفسها: معطلة (يُتجاهل الموقع)، أو وضع علامة للمراجعة (يُحفظ التسجيل ويُعلَّم للمراجعة)، أو حظر خارج النطاق (يُرفض التسجيل خارج كل النطاقات).

الحضور → الورديات → إضافة وردية: الاسم (إنجليزي) والاسم (عربي)، ووقت البدء ووقت الانتهاء، وفترة السماح (بالدقائق).

عيّن الورديات للموظفين عبر تعيين جماعي؛ واستخدم التخصيصات اليومية للتغييرات الاستثنائية. يُبلَّغ الموظفون عند تعيين وردية أو تغييرها.

في صفحة الورديات نفسها، املأ جدول عمل الشركة: أيام العمل (كل الأيام الأخرى عطلة نهاية أسبوع)، ووقت البدء ووقت الانتهاء الافتراضيين، وفترة السماح، ووردية ليلية إذا كان اليوم يمتد بعد منتصف الليل، والمنطقة الزمنية للشركة. ينطبق ذلك على كل من ليس لديه وردية.

الإعدادات → سير عمل الموافقات → سير عمل جديد: اكتب اسماً واختر نوع الطلب (طلبات الإجازة، أو مطالبات المصروفات، أو قروض الموظفين، أو السلف على الراتب، أو عروض العمل، أو قرارات الأداء، أو اعتماد مسير الرواتب)، ثم احفظ.

يفتح محرر الخطوات بخطوة واحدة هي المدير المباشر للموظف. أضف خطوات لدور (مثل المالية) أو لشخص محدد، ورتّبها، وحدد الخطوات التي تعمل بموافقة متوازية، وحدد مستوى الخدمة بالساعات. ثم اضغط على حفظ الخطوات.

اضغط على تفعيل لتفعيل سير العمل. تتبعه الطلبات الجديدة من هذا النوع، ويُوقَف أي سير عمل آخر مفعّل لنوع الطلب نفسه.

لمعرفة أين تعثّر طلب ما، افتحه من الموافقات: يعرض بانتظار من هو، ورقم الخطوة، وأي تصعيد. ولإيقاف العمل بسير عمل، اضغط على إلغاء التفعيل؛ وما سبق استخدامه يُحتفظ به في السجل ولا يُحذف، ولا يمكن حذف سير عمل له طلبات معلّقة.

التعلم → الدورات التدريبية → دورة جديدة: املأ بيانات الدورة واحفظ.

افتح الدورة واختر إسناد: اختر موظفاً أو قسماً أو دوراً وظيفياً، وحدد اختيارياً أنها إلزامية مع تاريخ استحقاق.

يرى الموظفون الدورة في تعلّمي مع علامة إلزامية وتاريخ الاستحقاق؛ وعند إكمالها تصدر شهادة يمكنهم تنزيلها.

يطلب الموظفون من طلبات المستندات → طلب مستند: نوع المستند (شهادة راتب، أو خطاب تعريف بالعمل، أو خطاب خبرة، أو أخرى) وملاحظة اختيارية.

للموارد البشرية: المستندات → طلبات المستندات، صفِّ القائمة على قيد الانتظار، ثم اضغط على تنفيذ وأرفق المستند.

افتح الإعدادات → قوالب البريد أو المستندات → القوالب واختر إضافة قالب (وفي صفحة قوالب المستندات يظهر هذا الزر باسم إنشاء نموذج). حدد النوع واللغة، ثم البدء من: التصميم المقترح (الافتراضي)، أو قالب فارغ، أو قالب موجود لنسخه.

يفتح المصمم على القالب الجديد وفيه مسودته الأولى محفوظة. وللقالب الموجود، استخدم فتح المصمم في صفّه.

اسحب الكتل من لوحة الكتل إلى الصفحة: نص، ومحتوى، وزر، وصورة، وقسم، وقائمة، وفاصل، ومسافة، وروابط التواصل، وهوية الشركة (شعار الشركة أو اسمها). حدد كتلة لتعديلها من الإعدادات؛ واستخدم شريط أدواتها للنقل أو التكرار أو الحذف.

ضع المؤشر داخل نص وانقر على حقل في المتغيرات لإدراجه، مثل اسم الموظف، أو document.date وdocument.reference في المستندات. لا تُملأ إلا الحقول المدرجة هناك.

تحقق من التخطيط بمفتاح الحاسوب / الجهاز اللوحي / الجوال. تراجع وأعد بالاختصارين Ctrl+Z وCtrl+Shift+Z. وللبدء من جديد من تخطيط الشركة المقترح، اختر تطبيق التصميم المقترح (ويمكن التراجع عنه).

جرّبه فعلياً: إرسال تجربة يرسل التصميم بالبريد إلى عنوانك بقيم تجريبية؛ ومعاينة PDF تعرض المستند المُنشأ بقيم تجريبية أو بموظف تختاره.

تُحفظ تغييراتك مسودةً تلقائياً (تظهر الشارة تم الحفظ). اختر حفظ إصدار للاحتفاظ بنسخة، أو نشر لجعل هذا التصميم هو المستخدم. أصلح ما يُدرج ضمن «مشكلات يجب إصلاحها»؛ أما التحذيرات مثل ضعف التباين أو روابط «انقر هنا» فيمكن نشرها بعد أن تؤكد.

قوالب المستندات التي بدأ بها مساحة العمل تكون غير نشط حتى يفعّلها أحد في قائمة القوالب: انشر ثم فعّل بعد اعتماد الصياغة. أما القالب الذي تضيفه بنفسك فيُنشأ نشط، لذا انشره قبل أن ينشئ أي شخص مستنداً منه؛ وإلى ذلك الحين يحتوي المستند المُنشأ على اسم القالب فقط.

افتح السجل لترى كل الإصدارات (الإصدار مفعّل هو المنشور). استعادة تضيف المحتوى القديم كإصدار جديد؛ ولا يُحذف شيء.

الإشعارات → الإشعارات العامة → إشعار جديد: اكتب الموضوع ونص الرسالة، واختر القنوات (داخل التطبيق، بريد إلكتروني، إشعار دفع).

اختر الجمهور: جميع الموظفين، أو شريحة، أو تحديد يدوي، واستخدم معاينة المستلمين لمعرفة من سيصل إليهم الإشعار.

اضغط على إرسال، أو إنشاء وجدولة لوقت لاحق؛ ويمكن إلغاء الإشعار المجدول قبل إرساله.

افتح مكتب المساعدة. تذهب التذاكر إلى الموظف المسؤول النشط الأقل انشغالاً؛ والتذكرة التي لا موظف مسؤول عنها يُعلَن عنها لكل الموظفين المسؤولين. استخدم «إسنادها إليّ» لتتولاها، أو «إسناد إلى» لإسنادها إلى زميل.

رد على الموظف، أو حوّل الرد إلى ملاحظة داخلية إذا كان للفريق فقط؛ ولا تُرسل الملاحظات بالبريد ولا تظهر للموظف أبداً.

حدد الحالة. وطالما التذكرة في حالة بانتظار الرد، تتوقف ساعة الاستجابة، وتعود للعمل عند رد الموظف. غيّر الأولوية عند الحاجة؛ ويتغير الموعد النهائي معها.

ضع التذكرة في حالة تم الحل. يستطيع الموظف إغلاقها أو إعادة فتحها، وتُغلق التذكرة المحلولة تلقائياً بعد 7 أيام.

الأصول والعُهد → إضافة أصل (أو استيراد قائمة): رقم الأصل والاسم والفئة.

خصّص أصلًا متاحًا لموظف، مع تحديد تاريخ الإرجاع المتوقع إن أردت.

يرى الموظف الأصل ضمن أصولي.

اضغط على إرجاع عندما يسلّم الموظف الأصل؛ فيصبح متاحًا من جديد.

الامتثال → الاحتفاظ بالبيانات: حدّد أيام الاحتفاظ لكل نوع كيان (المرشحون المرفوضون، الموظفون المنتهية خدمتهم، سجلات التدقيق، إحداثيات GPS)، مع تفعيل إخفاء البيانات الشخصية أو إيقافه.

تشغيل الآن يعالج السجلات المؤهلة فورًا (ولا يمكن التراجع عنه) ويُبلغك بعددها؛ كما تعمل السياسات تلقائيًا وفق جدول زمني.

مستندات الموافقة → إدارة الإصدارات: لتغيير مستند، اضغط على إصدار جديد وانشره؛ ويوافق عليه الموظفون ضمن الخصوصية والموافقة.

تعرض طلبات البيانات الشخصية في الصفحة نفسها طلبات الموظفين للحصول على نسخة من بياناتهم أو لحذفها، مع تاريخ الاستحقاق (30 يومًا). اضغط على إعداد ملف البيانات، أو على حذف البيانات (لمن انتهت خدمتهم فقط)، أو على رفض مع ذكر سبب يظهر للموظف.

يعرض سجل التدقيق من غيّر ماذا، بما في ذلك تغييرات الأدوار وعمليات التصدير والاطلاع على بيانات الرواتب والموظفين الحساسة. صفِّه حسب الوحدة، وصدّره بصلاحية audit_logs.view.

الخطة والاستخدام → نظرة عامة: اطّلع على استخدام الميزات والاستحقاقات والإضافات المتاحة والحزم المتاحة.

الوحدة التي لم تشترِها تبقى في الشريط الجانبي مع شارة ترقية. اضغط عليها للانتقال إلى الخطط، مع ذكر اسم الوحدة. يطّلع فريق الموارد البشرية على الخطط، لكن المالك وحده يستطيع تغييرها.

طرق الدفع: أضف البطاقة التي ستُخصم منها المبالغ. لا يمكن إزالة آخر بطاقة في خطة مدفوعة؛ أضف البطاقة الجديدة أولًا.

الخطط: اختر خطة ودورة الفوترة (اختيار الخطة).

من قائمة الإضافات، استخدم زيادة الرصيد للميزات ذات الحصة، مثل رموز الذكاء الاصطناعي.

افتح الحضور → يومي. تظهر في الأعلى أعداد حاضر وغائب ومتأخر وفي إجازة؛ وتعرض أنماط غير معتادة السلوكيات التي جرى رصدها.

اضغط على إدخال يدوي لتسجيل حضور أو انصراف: الموظف، ووقت الحضور و/أو وقت الانصراف، والسبب (مطلوب).

اضغط على طلبات التصحيح لتبتّ في طلبات الموظفين: اضغط على الرد، ثم اختر موافقة (ويمكنك إدخال الأوقات الصحيحة) أو رفض مع رد على الموظف. يُبلَّغ الموظف، ولا يمكن الرد على الطلب مرتين.

افتح الرواتب → مسيّرات الرواتب واضغط على تشغيل الرواتب.

اختر الشهر والسنة وأكّد بالضغط على تشغيل الرواتب. يشمل المسير كل من كان على رأس عمله في ذلك الشهر، بمن فيهم الموظفون تحت التجربة؛ ويُصرف لمن عُيّن في وقت لاحق من الشهر عن الأيام التي عمل فيها. في الشركة الكبيرة تظهر "جارٍ الاحتساب…" وتتحدث الصفحة عند الانتهاء.

افتح المسير (عرض التفاصيل) وراجع لكل موظف الراتب الأساسي والبدلات والعمل الإضافي والاستقطاعات وصافي الراتب. أقساط القروض والسلف على الراتب ومطالبات المصروفات المعتمدة وحصة الموظف من التأمين مُدرجة بالفعل في الأسطر.

إذا ظهر شريط أحمر يفيد بتعذّر احتساب راتب بعض الموظفين، فاستخدم "عرض الأخطاء فقط"، وصحّح ما يذكره كل سطر (مثل راتب غير مسجّل) ثم اضغط على تشغيل الرواتب مرة أخرى. لا يمكن إنهاء المسير قبل ذلك.

لإضافة مكافأة أو عمولة أو جزاء، افتح التسويات الخاصة بالموظف، واختر النوع، وأدخل المبلغ والسبب. لا يمكن تعديل التسويات إلا والمسير مسودة غير معروضة للاعتماد.

اضغط على إرسال للاعتماد في المسير المسودة. وأثناء انتظار الاعتماد تكون أسطره مقفلة؛ استخدم "سحب من الاعتماد" لتعديل أي شيء.

بعد الاعتماد، اضغط على إنهاء وأكّد. يعرض تحذير الموظفين الذين ليست لديهم بيانات بنكية (رقم الآيبان). وإذا وجدت خطأً قبل هذه الخطوة، فاستخدم إعادة فتح بدلًا من ذلك.

افتح التأمين الطبي → إعداد التأمين وأضف العقد وباقاته.

افتح الاشتراكات واضغط على تسجيل موظف؛ واختر موظفًا واحدًا أو عدة موظفين والباقة.

راجع كل أسبوع عاملَي التصفية تنتهي خلال 30 يومًا وتركوا الشركة.

التوظيف → طلبات التوظيف → طلب توظيف جديد (اختر القسم ومدير التوظيف)؛ ثم يذهب للاعتماد. يمكن تعديل طلب التوظيف المرفوض وإرساله مرة أخرى. 1

التوظيف → إعلانات الوظائف → إعلان جديد من طلب التوظيف المعتمد، وأضف أي أسئلة تقديم، ثم اضغط على نسخ الرابط العام لمشاركة صفحة الوظائف. يظهر الإعلان فقط بين تاريخ بدايته وتاريخ نهايته. 2

يتقدم المرشحون في الصفحة العامة دون حساب ويجيبون عن أسئلتك. يمكنك فتح سيرتهم الذاتية من صفحة المرشح.

التوظيف → المرشحون: انقل كل مرشح عبر المراحل الأولى (تقدم، القائمة المختصرة). أما مرحلتا المقابلة والعرض فتأتيان تلقائيًا.

اضغط على جدولة مقابلة من صفحة المرشح أو من صفحة المقابلات واختر اللجنة؛ ويخبرك أعضاء اللجنة إن كان بإمكانهم الحضور. بعد المقابلة اضغط على تحديد كمكتملة (أو أضف بطاقة تقييم).

أنشئ عرضًا من صفحة المرشح أو من العروض؛ يُعتمد ويُرسل ويُقبل عبر رابط أو بتوقيع إلكتروني. يمكنك تعديل المسودة أو سحب العرض أو إرساله مرة أخرى، وتنتهي صلاحيته تلقائيًا بعد تاريخه.

عند قبول العرض، اضغط على تحويل إلى موظف في صفحة المرشح. وإذا كان البريد الإلكتروني لتسجيل الدخول موجودًا بالفعل فسيُطلب منك بريد آخر.

التهيئة الوظيفية → عمليات التهيئة الوظيفية → بدء التهيئة الوظيفية. 1

اختر الموظف والقالب وتاريخ البدء (اليوم أو بعده)، ثم اضغط على بدء التهيئة الوظيفية.

افتح العملية لمتابعة التقدم؛ واضغط على قبول أو إعادة الإنشاء لتوصية مسار التهيئة الوظيفية بالذكاء الاصطناعي.

افتح التهيئة الوظيفية → تقييمات فترة التجربة. تعرض التنبيهات في الأعلى من تقترب نهاية فترة تجربتهم أو انتهت دون قرار.

يُنشأ التقييم تلقائيًا قبل انتهاء فترة التجربة ويذهب إلى المدير المباشر للموظف. وإذا لم يرد المدير، فاختر الموظف من القائمة وقدّم التوصية نيابةً عنه.

افتح التقييم المُرسل وسجّل قرار الموارد البشرية: تثبيت أو تمديد (مع تاريخ الانتهاء الجديد) أو إنهاء. ويسجّل قرار الإنهاء آخر يوم عمل بتاريخ اليوم، وينتهي الوصول خلال الليل.

إخلاء الطرف → العمليات → بدء إخلاء الطرف. 1

اختر الموظف والقالب. إذا كان إنهاء الخدمة مسجّلًا مسبقًا، يُملأ النوع وآخر يوم عمل منه؛ وإلا فأدخلهما.

تابع إلغاء الوصول التقني ومقابلات الخروج من صفحاتها الخاصة. يتلقى الموظف المغادر دعوة مقابلة الخروج، ويُبلَّغ المسؤول عن كل مهمة.

عند وجود مبلغ مستحق أو واجب السداد، مثل رصيد قرض أو إجازة سنوية غير مستخدمة، تُدرجه مهمة مالية باسم "التسوية النهائية".

اضغط على إغلاق عندما تكتمل كل المهام الإلزامية.

الأداء → دورات الأداء → دورة جديدة.

اختر من سيتم تقييمه في الدورة: جميع الموظفين أو أقسام محددة أو موظفون محددون. ويجب أن تحدد الدورة المقتصرة على أقسام أو موظفين قسمًا واحدًا أو موظفًا واحدًا على الأقل.

اضغط على نشر لفتحها؛ ويصل إشعار إلى المشمولين بها.

تابع موافقات الأهداف والتقييمات. في قائمة التقييم الذاتي يمكنك إعادة فتح تقييم مُرسل للتعديل مع ذكر السبب؛ ويُبلَّغ الموظف بالسبب.

اضغط على قفل الجلسة لجلسات المعايرة (ويمكنك إعادة الفتح ما دامت الدورة مفتوحة) واقترح القرارات. تُطبَّق الترقية المعتمدة أو تغيير الراتب أو الدورة التدريبية الإلزامية على الموظف في تاريخ السريان.

اضغط على إغلاق الدورة عند الانتهاء. وتُغلق الدورة تلقائيًا أيضًا بعد تاريخ الانتهاء. يقفل الإغلاق التقييمات المُرسلة ويمنع أي تعديلات أخرى.

الإعدادات → الأدوار والصلاحيات تعرض كل دور وعدد صلاحياته ومستخدميه.

افتح دورًا لتغيير صلاحياته. ما يملكه الدور يحدد ما يستطيع أعضاؤه فتحه: فمثلًا تحتاج الرواتب وسجل التدقيق وقوالب البريد ومفاتيح API والويب هوك إلى صلاحية خاصة بكل منها. دور مالك الشركة للقراءة فقط، ولا يمكن حذف الأدوار القياسية.

الإعدادات → المستخدمون يعرض الدعوات المرسلة. أعد إرسال الدعوة المنتهية (إعادة الإرسال)، أو اسحب دعوة أرسلتها بالخطأ (سحب الدعوة). ولنقل الملكية، امنح مسؤولًا آخر دور مالك الشركة؛ ولا يمكن للمالك الأخير أن يفقده.

إذا فقد أحدهم هاتفه، فافتح حسابه في المستخدمين واستخدم إعادة ضبط التحقق بخطوتين: أدخل كلمة المرور الخاصة بك وسببًا. يُسجَّل خروجه من كل مكان ويصله بريد إلكتروني.

افتح التقارير → نظرة عامة واختر تقريراً.

استخدم التقارير المجدولة لإرسال تقرير بالبريد الإلكتروني وفق جدول زمني.